PART 01智能归档系统的工作原理

智能归档系统是一种基于人工智能技术的文件整理和管理系统，其主要用途是帮助用户快速、准确地识别并归档各种文档、图片、音频及视频文件。下面详细讲解智能归档系统的工作原理及优势。

智能归档系统主要采用自然语言处理、机器学习、深度学习等技术进行文档分类、标签化、归档等过程。其工作流程主要包括以下几个步骤：

01文档抓取及字符识别

将文件上传至系统，系统自动进行扫描抓取，并进行字符识别。文档格式可以是PDF、Doc、Txt等格式。

02文档分类

系统根据文档的内容、属性等多个维度对文档进行分类，例如将合同、报告、表格等文件分类为不同的文件夹。

03标签化

对于每个文档，系统会针对关键词、主题等信息进行标签化处理，例如将文件夹标记为“年度报告”、“财务报表”等，以便于后续检索。

04归档

将符合标准的文档按照目录结构，自动存储至指定位置，并生成相应的元数据记录。

05检索

系统提供多维度检索功能，支持中文和英文关键词搜索、全文检索、标签检索等方式。

智能归档系统的优势

01提高效率

智能归档系统通过自动化的方式，大大减少了文件整理和管理的工作量，降低了人工智能操作的成本。

02提升精准度

通过自然语言处理和机器学习技术，智能归档系统能够自动判断文档的内容、属性，减少了人工判断的疏漏和错误。

03方便查找

通过自动化的文档分类和标签化，智能归档系统可以提供更简便的检索方式，以便于用户快速找到所需文档。

04提升安全性

智能归档系统支持文档加密存储、访问权限设置等功能，可以保障文档的安全性。

智能归档系统是一种改善工作效率和增强数据管理安全的重要工具，将在各种场景下发挥越来越重要的作用。

PART 02

智能归档系统在公共资源交易中心的应用

在公共资源交易电子化进程迅速推进的今天，招投标活动中需要的纸质档案在远程评标过程中日益为电子档案取代、远程评标、不见面开标这种新型业务模式的推广还带来海量电子档案数据，如不进行适当管理就有流失和信息泄露的风险。

传统档案归档方式对人工操作要求较高，造成工作效率降低。随着公共资源电子化交易工作的深入推进以及交易项目电子档案资料数量的日益增多，对项目电子档案整理归档智能化，规范化，高效率的要求越来越高。

为了提高公共资源交易服务水平和平台保障能力，今年以来，越来越多的公共资源交易中心开始采用“互联网+公共资源交易”智慧新模式，并建设了电子档案智能归档系统，以推动公共资源交易的智能化和高效化。该系统通过与公共资源交易平台、音视频监控系统的对接，实现了项目交易数据的存储、管理、查阅、备份智能化和一体化。

该系统能够自动提取项目从立项到交易结束过程中的所有交易文件、图纸、清单附件、开评标信息、中标信息等资料，并根据项目开评标时间，从音视频监控系统获取开评标现场的音视频资料，自动对这些数据信息进行整理整合、下载刻录，实现高效便捷的交易管理。并通过网络传输给中心数据中心服务器，实现了整个项目开评全过程的实时管理和查询功能。同时，该系统还实现了与中心最新推出的人像轨迹系统的无缝对接，将项目评标专家的人像轨迹资料高效地存储到项目档案中，从而使得交易档案的完整性和丰富性得到了进一步提升。

为保证每个交易主体在使用中心交易系统时不会受到影响，该系统会智能分析中心交易系统在运行过程中面临的压力，并且会占用很多档案进行下载、刻录及其他资源工作时间安排为凌晨，节假日及其他系统运行压力相对较低的时间段。

该电子档案智能归档系统具有自动抓取，自动刻录和快速检索的功能，从而实现智能存储和自动刻录以及智能调阅交易项目中档案资料的归档，极大提高工作效率。系统还具备手动上传功能，在特殊情况下工作人员可手动扫描纸质文档上传，以完善档案信息。为了确保电子档案数据真实、独立，电子档案管理系统独立于公共资源交易业务系统，数据流向仅能通过公共资源交易业务系统传递到电子档案管理系统中，从而最大程度地避免对档案数据进行修改篡改。

电子档案智能归档系统的优点是使用年限增加，存储年限较长，存储安全性较高。电子档案刻录光盘库应用高精度机械手技术、使用中间盘孔抓盘、依据在线管理系统录入的有关信息进行快速、精确刻录。

公共资源交易电子档案智能归档系统正式投入使用，一改传统人工刻录所带来的耗时耗力问题，给交易主体及行业监督部门带来了更多的专业性、方便的档案服务使助企效果越来越好，企业满意度越来越高，同时大大提高公共资源交易活动的效率。在促进政府职能转变中，政务数据资源要面向社会公开，全流程共享机制要加快形成；在促进公共服务领域改革中充分发挥公共资源交易中心的功能。为营造营商环境、提高公共资源交易服务水平、充分激发内生动力、推动经济社会高质量发展打下坚实的基础。